depkripsi administrasi perkantoran

1.1.1   Pengertian Administrasi

Istilah administrasi dalam pengertian sehari-hari adakalanya disamakan dengan istilah tata usaha. Administrasi terdiri atas dua pengertian. Namun sebelumnya perlu diketahui bahwa administrasi berasal dari kata Latin ( Yunani ), yaitu Ad dan ministrare. Kata Ad berarti ke atau kepada, adapun kata ministrare yang berarti mengabdi, memenuhi, atau melayani.

1.  Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit diambil dari istilah Belanda yaitu administratie yang berarti pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dan kesekretarisan meliputi pekerjaan surat menyurat, dokumentasi, kearsipan, dan sebagainya dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.  Administrasi dalam arti luas

Selain istilah administrasi dalam bahasa Belanda yang artinya sama dengan tata usaha, yakni kegiatannya terbatas hanya pada kegiatan surat menyurat, mengetik, tulis-menulis, kearsipan dan kegiatan kantor lainnya. Dalam bahasa Belanda juga terdapat istilah bestuur yang mengandung arti luas dibandingkan dengan pengertian tata usaha.

Administrasi dalam arti luas dapat disebutkan sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih secara rasionalitas untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 1-2)

Menurut Arthur Grager, Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

William Leffingwell & Edwin Robinson menjelaskan bahwa manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun perkerjaan itu harus dilakukan.

William Spriegel & Ernest Davies menerangkan bahwa manajemen perkantoran merupakan pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Sedangkan menurut George R Terry, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Dari keempat pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Dengan kata lain manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai sebuah fungsi yang berkaitan dengan sekelompok tugas pekerjaan yang meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung pada satu sama lain.

Sejak tahun enam puluhan terjadi perubahan baru mengenai Office Management menjadi Administrative Management karena dianggap tidak lagi mencerminkan kedudukan dan peranan dari fungsi manajemen lagi. Dapat didefinisikan Manajemen Administrasi adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi-fungsi pelayanan seperti memperoleh keterangan, mencatat keterangan, menganalisis keterangan, menyusun rencana, serta melakukan komunikasi.

Setelah adanya perubahan baru mengenai manajemen perkantoran menjadi administrasi perkantoran, kini manajemen perkantoran tidak lagi sekedar mencatat keterangan melainkan memikul tugas-tugas antara lain melakukan analisis dan menbuat perencanaan. Tugas-tugas ini dilakukan oleh pejabat pimpinan yang disebut Administrative Manager (Manajer Administratif).

Ruang lingkup tugas setiap manajer administrative tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana. Tugas setiap manajer perkantoran atau administrative berkaitan pula dengan aktivitas-aktivitas para pegawai bawahan dan rekan sekantor yang diatur dan disusun sebaik-baiknya. Hal ini dikatakan sebagai organisasi perkantoran.

Seorang ahli dari Inggris J. C. Denyer menyatakan bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwakatan yang cocok dengan tugasnya. Manajer perkantoran juga harus memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi. Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi-segi teknis administrasi yang terperinci.

          (Gie, The Liang, 2007: Hal 2-12)

( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

1.1.2   Batasan Administrasi

Batasan merupakan pedoman untuk membantu memberikan penjelasan yang mencakup seluruh aspek dari ilmu pengetahuan yang akan dibicarakan. Batasan-batasan dari pengertian administrasi yang dikemukakan oleh para ahli tampak berbeda-beda, namun pada prinsipnya mempunyai maksud dan tujuan yang sama.

Sebagaimana disinggung bahwa dalam administrasi terdapat sekelompok orang. Adapun yang dimaksud sekelompok orang, sebagai berikut.

1.  Administrator ( kepala administrasi ), yaitu orang yang menetapkan ketentuan, termasuk tujuan yang akan dicapai pada setiap kegiatan.

2.  Manajer ( pimpinan pelaksanaan kerja ), yaitu orang yang memimpin dan menggerakkan langsung orang-orang, uang, mesin, alat-alat, metode serta sarana-sarana lainnya untuk mencapai tujuan.

3.   Staf assistant ( ahli/pembantu ahli ), yaitu orang yang bertugas sebagai pemikir dan penasehat yang membantu administrator dan manajer dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan.

4.  Worker ( pekerja ), yaitu orang yang secara langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer, guna menghasilkan sesuatu yang diharapkan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 4)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

 1.1.3   Objek Administrasi

Kata objek dapat diartikan sebagai sasaran yang hendak dicapai. Jadi, objek administrasi adalah sesuatu yang hendak dicapai atau dituju oleh administrasi.

1.  Administrasi yang berobjek negara atau administrasi negara

Administrasi negara adalah administrasi yang berobjek kenegaraan atau tindakan yang dilakukan untuk kepentingan umum. Administrasi negara terbagi menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut.

a.     Administrasi pemerintahan negara, yaitu semua tindakan yang dilakukan dan bertujuan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam rangka memberikan pelayanan kepada kepentingan umum.

b.    Administrasi perusahaan negara, yaitu seluruh aktivitas yang bergerak di bidang perusahaan-perusahaan seperti perusahaan yang bergerak di bidang produksi/industry, distribusi, transportasi, perbankan dan sebagainya.

2.   Administrasi yang berobjek niaga atau administrasi bisnis

Administrasi niaga adalah administrasi yang berobjek niaga/swasta, yang kegiatan atau tindakannya bertujuan untuk kepentingan sendiri. Administrasi ini terdiri atas:

a.     Administrasi niaga, yaitu kegiatan atau tindakan di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri.

b.    Administrasi nonniaga, yaitu semua kegiatan yang cenderung bersifat sosial, misalnya sekolah swasta.

3.   Administrasi yang berobjek internasional

Administrasi internasional adalah semua kegiatan atau tindakan yang berobjek internasional, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan negara-negara anggotanya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 4-5)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.4   Penggolongan Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu sebagai berikut.

a. Administrasi negara ( public administration ), yaitu suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara, misal administrasi pemerintah pusat, daerah, dan perusahaan-perusahaan negara.

b. Administrasi niaga/swasta ( bussines/private administration ), yaitu kegiatan-kegiatan organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

1.1.1   Unsur-unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi yang urutannya sebagai berikut.

1. Pengorganisasian, adalah rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka sebagai wadah atau tempat menjalankan kegiatan dari setiap usaha kerja sama.

2.Manajemen, adalah rangkaian kegiatan menggerakkan para pegawai serta mengarahkan segenap fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

3. Komunikasi, adalah rangkaian kegiatan menyampaikan informasi, pesan, buah pikiran atau pengetahuan dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian, adalah rangkaian kegiatan mengurus dan mengatur penggunaan tenaga kerja dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan, adalah rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembiayaan sampai dengan pertanggungjawabannya dalam suatu usaha kerja sama.

6.  Perbekalan, adalah rangkaian kegiatan mengadakan, mengatur penggunaan, menyimpan, memelihara, dan menyingkirkan barang-barang keperluan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usaha, adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

8. Hubungan masyarakat, adalah rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat disekitarnya, baik perorangan, kelompok maupun lembaga atau badan usaha terhadap usaha kerja sama.

Kedelapan unsur tersebut pada dasarnya saling menunjang dalam kegiatan-kegiatan administrasi, sehingga dapat berjalan terarah menuju sasaran dan tujuan. Selain itu, unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan yang tak terpisahkan dalam proses penyelenggaraannya.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 7)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.2   Syarat-Syarat Administrasi

Syarat-syarat pokok terjadinya administrasi ialah adanya sekelompok orang, kerja sama diantara kelompok orang tersebut, dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

Adapun yang dimaksud dengan :

1. Kelompok orang, yaitu beberapa orang yang sudah sepakat untuk bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan yang menjadi kepentingan mereka bersama.

2. Kerja sama, yaitu rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang sebetulnya tidak akan terjadi apabila dilakukan masing-masing seorang diri.

3.Tujuan, yaitu nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmani maupun rohani, yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh sekelompok orang agar dapat dipenuhi.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 8)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

1.1.3   Proses dan Fungsi Administrasi

Proses kegiatan administrasi terjadi melalui tahapan kegiatan yang saling berhubungan dan berkesinambungan. Pada dasarnya proses kegiatan administrasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut.

1.   Penentuan tujuan

Penentuan tujuan merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai dengan sifat dan bentuknya, merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.

2.    Perumusan misi

Tahap kedua ialah merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan akhir.

3.   Murumuskan Kebijakan pokok

Setelah misi dirumuskan, maka tugas selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kearah yang diinginkan.

4.  Pengambilan keputusan

Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan kearah tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Dengan demikian pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.

5.  Pelaksanaan

Pelaksanaan pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini.

a.  Pengaturan karyawan dengan semboyan “the right man in the right place” artinya tepat di tempat yang tepat

b.    Pembimbingan karyawan agar tetap produktif

c.     Pengendalian bidang komunikasi intern dan ekstern

d.     Pembinaan hubungan kerja dan pengawasan

e.      Pengadaan dana

f.        Penyediaan sarana dan prasarana

Proses kegiatan administrasi terdiri atas tugas-tugas atau fungsi-fungsi administrasi. Fungsi disini berarti yang dilakukan seseorang, atau tugas pekerjaan yang dilakukan seseorang. Jadi, fungsi administrasi terdiri atas:

1.  Planning ( perencanaan ), yaitu kegiatan menetapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan tujuan yang hendak dicapai.

2.Organizing ( pengorganisasian ), yaitu proses pengelompokan dan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab serta penempatan anggota atau tenaga kerja secara proporsional.

3.  Actuating ( penggerakan ), yaitu mendayagunakan sumber daya manusia atau pegawai, sumber dana, dan fasilitas lainnya hingga menggugah semangat kerja pegawai.

4. Controlling ( pengawasan ), yaitu berfungsi sebagai sarana pencegahan, memeriksa, dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang telah ditentukan.

Keempat fungsi administrasi tersebut saling berkaitan satu sama lain di dalam praktik penerapan administrasi.

(Farida, Vida Hasna, 2009: Hal 8-9)

(Farida, Vida Hasna. 2009. Dasar-Dasar Manajemen-Edisi Pertama. Bandung:ARMICO)

memberikan pelayanan kepada pelanggan

Di dalam dunia bisnis kolega dan pelanggan merupakan faktor penting yang membuat industry maupun perusahaan berkembang. Hubungan antara kolega dan pelanggan terhadap suatu perusahaan tidak dapat dipisahkan karena kolega dan pelanggan menentukan kelangsungan hidup perusahaan maupun industry. Semakin banyak kolega dan pelanggan maka akan semakin mudah perusahaan berkembang.

Dalam kamus besar bahasa Indonesia kolega diartikan sebagai teman sejawat, patner, relasi, rekan. Dalam dunia bisnis kolega sebagai pendukung kegiatan wirausaha. Misalnya pemasok bahan baku, sebagai agen perusahaan, mendirikan proyek baru.

Pelanggan diartikan sebagai individu, rumah tangga, atau perusahaan yang akan membeli barang dan jasa yang dihasilkan dalam kegiatan ekonomi. Pelanggan memiliki selera yang berbeda, maka dari itu sangat perlu untuk memahami kebutuhan pelanggan. Jika barang atau jasa yang kita tawarkan sesuai dengan selera mereka, otomatis mereka akan membelinya.

Siapa yang Termasuk Pelanggan

Setiap orang adalah pelanggan. Pelanggan adalah setiap orang, unit atau pihak dengan siapa kita bertransaksi, baik langsung maupun tidak langsung dalam penyediaan produk. Pada dasarnya ada dua jenis pelanggan, yaitu Pelanggan Eksternal dan Pelanggan Internal.

a.       Jenis-jenis Pelanggan

1.      Pelanggan internal

Pelanggan internal adalah orang yang melakukan proses selanjutnya dari suatu pekerjaan (“next process”) Pelanggan internal merupakan seluruh karyawan dari suatu industri. Yang diperlukan pelanggan internal adalah

(a) kerja kelompok dan kerjasama,

(b) struktur dan sistem yang efisien,

(c) pekerjaan yang berkualitas dan

(d) pengiriman yang tepat waktu.

2.      Pelanggan Eksternal.

Pelanggan eksternal adalah orang diluar industri yang menerima suatu produk (end-user). Pelanggan eksternal setiap industri jelas adalah masyarakat umum yang menerima produk industri tersebut. Beberapa hal yang diperlukan pelanggan eksternal adalah

(a) kesesuaian dengan kebutuhan akan produk

(b) harga yang kompetitif

(c) kualitas dan realibilitas

(d) pengiriman yang tepat waktu dan

(e) pelayanan purna jual.

Agar kerjasama dengan kolega dan pelanggan berlangsung dengan baik, maka ada hal yang harus diperhatikan,

1.    Komunikasi dengan kolega dan pelanggan dilakukan secara terbuka, professional, dan secara ramah tamah

2.    Menggunakan bahasa dan nada suara yang tepat

3.    Pengaruh bahasa tubuh dipertimbangkan

4.    Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

5.    Aktif mendengarkan dan bertanya dipergunakan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah

6.     Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega bila dibutuhkan. Winardi, 2008. “Kerjasama dengan Kolega-kolega dan Pelanggan-pelanggan”, (Online), http://winardicilacap.blogspot.com/2008/10/kerjasama-dengan-kolega-kolega-dan.html, (20 Februari 2011).

proses komunikasi

Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian warta/pesan/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapat saling pengertian.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1.      Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antar manusia.

2.      Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work,  komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang keorang lain.

3.      Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian.

Langkah – langkah proses komunikasi sebagai berikut :

1.      Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan.

2.      Komunikator membuat atau menyusun sandi sandi (encoding) untuk menyampaikan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambang ( gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan.

3.      Perkataan dan lambang-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media

4.      Komunikan menguraikan/ mentafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator sehingga mempunyai makna/arti.

5.      Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informaasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkanya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Menurut arah prosesnya, komunikasi dibedakan sebagai berikut.

a.      Komunikasi satu arah (one way communication)

Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respon atau tanggapan. Contohnya : Atasan sedang memberikan perintah kepada skretarisnya, sebuah baliho iklan produk yang sedang dibaca seseorang di pinggir jalan, dan komandan perang memberikan perhatian bagan komunikasi satu arah, berikut.

            Keuntungan komunikasi satu arah :

·         Lebih cepat dan efisien,

·         Dalam hal-hal tertentu dapat memberikan kepuasan kepada komunikator, karena pihak komunikan tidak mempunyai  kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan terhadap hal-hal yng disampaikan oleh komunikator,

·         Dapat membawa wibawa komunikator (pimpinan), karena komunikasi tidak dapat mengetahui secara langssng atau menilai kesalahan dan kelemahan komunikator.

Kelemahan komunikasi satu arah :

·         Tidak memberikan kepuasan kepada komunikan, karena komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan,

·         Memberikan kesan otoriter,

·         Dapat menimbulkan kesalah pahaman dan ketidak jelasan, sehingga muncul prasangka yang tidak baik.

b.      Komunikasi dua arah (two ways communication)

komunikasi dua arah merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari komunikator maupun komunikan. Komunikasi dua arah dapat terjadi secara vertical, horizontal, dan diagonal.

1)      Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau sebaliknya. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertikal yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ketingkat karyawan. Contoh: Komunikasi berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor.

2)      Komunikasi horizontal yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya komunikasi antara karyawan yang satu dengan yang satu level.

3)      Komunikasi diagonal dalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda. Contohnya: komunikasi antara kepala bagian dengan kepala seksi

Keuntungan dari komunikasi dua arah:

·         Adanya dialog antara komunikator dengan komunikan, sehingga menimbulkan kepuasan diantara kedua belah pihak.

·         Informasi yang diterima menjadi lebih jelas, lebih akurat dan lebih tepat, karena dapat diperoleh langsung penjelasanya.

·         Memunculkan rasa kekeluargaan, kekerabatan, dan iklim demokratis.

·         Menghindari kesalah pahaman

Kelemahan komunikasi dua arah

·         Informasi yang disampaikan lebih lambat, sehingga kurang efisien.

·         Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat

·         Memberikan kesempatan kepada komunikan untuk bersikap menyerang, sehingga suasana kerja bisa menjadi kurang kondusif

·         Memberi kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan masalah yang sebenarnya.

c.       Komunikasi ke segala arah

Komunikasi kesegala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contohnya diskusi antar anggota rapat. Keuntungan dan kelemahan komunikasi kesegala arah hampir sama dengan komunikasi dua arah, yang membedakannya adalah dalam komunikasi dua arah, komunikator dan komunikannya hanya dua orang, tetapi dalam komunikasi ke segala arah, komunikator dan komunikanya lebih dari dua orang.

Faktor - faktor  komunikasi

            Dalam kegiatan komunikasi ada faktor – faktor yang dapat menunjang keberhasilan proses komunikasi dan ada juga faktor – faktor penghambat berhasilnya proses komunikasi.

·         faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikasi

Keberhasilan dalam proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh kecakapan komunikator dan komunikan dalam pelaksanaan pengiriman dan penerimaan berita / pesan. Faktor – faktor penunjang keberhasilan antara lain sebagai berikut.

a.       Dilihat dari sisi komunikator

Faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikan dari sisi komunikator adalah sebagai berikut :

1.      Kecakapan komunikator

Seorang komunikator harus dapat menguasai cara – cara penyampaian pikiran, ide, gagasan baik secara lisan atau tertulis.

2.      Sikap komunikator

Seorang komunikator dalam menyampaikan informasi harus tegas, terbuka, simpatik, dan rendah hati untuk membangkitkan kepercayaan dari komunikan.

3.      Pengetahuan komunikator

Seorang komunikator yang mempunyai wawasan pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menyampaikan ide, gagasan kepada komunikan.

4.      Keadaan fisik komunikator

Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap dan mantap dalam menyampaikan informasi akan lebih mudah dipahami oleh komunikan

5.      Sistem sosial

Seorang komunikator harus mampu menyesuaikan diri dari lingkungan masyarakat di mana dia berbicara. Sehingga komunikator akan mampu memahami siapa yang diajak berbicara dan bagaimana kebiasaanya.

b.      Dilihat dari sudut komunikan

Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikan adalah sebagai berikut :

1.      Kecakapan komunikan

Seorang komunikan harus mempunyai kecakapan untuk mendengarkan dan menanggapi pembicaraan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai.

2.      Sikap komunikan

Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam mendengarkan informasi dari komunikator.

3.      Pengetahuan komunikan

Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator.

4.      Keadaan fisik

Komunikan sangat dipengaruhi keadaan fisik dalam menerima informasi seperti pendengaran, pengelihatan, ataupun indra lainnya

5.      Sistem sosial

Komunikan harus memahami siapa yang berbicara, materi yang dibicarakan, dan dapat menyesuaikan diri dengan komunikator.

(Sri Endang R. dan Sri Mulyani, 2006. 6-19)

Harold D Laswell memperkenalkan lima formula komunikasi untuk terjadinya suatu proses komunikasi, yaitu :

1.      Who, berkenaan dengan siapa yang mengatakan.

2.      Says What, berkenaan dengan yang menyatakan apa.

3.      In Which Channel, berkenaan dengan saluran apa.

4.      To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa.

5.      With What Effek, berkenaan dengan pengaruh apa.

William G. Scott yang mengutip pendapat Babcock dalam Thoha (1977) mengatakan bahwa ada 5 faktor yang mempengaruhi proses komunikasi

1)      The Act (Perbuatan)

Perbuatan komunikasi menginginkan pemakaian lambang-lambang yang dapat dimengerti secara baik dan hubungan-hubungan yang dilakukan oleh manusia. Pada umumnya lambang-lambang tersebut dinyatakan dengan bahasa atau keadaan tertentu tanda-tanda lain dapat pula dipergunakan.

2)      The Scene (Adegan)

Adegan sebagai salah satu faktor dalam komunikasi ini menekankan hubungan dengan lingkungan komunikasi. Adegan ini menjelaskan apa yang dilakukan, simbol apa yang digunakan, dan arti dari apa yang dikatakan. Dengan kata lain adegan adalah sesuatu yang akan dikomunikasikan dengan melalui simbol apa, sesuatu itu dapat dikomunikasikan.

3)      The Agent (Pelaku)

Individu-individu yang mengambil bagian dalam hubungan komunikasi dinamakan pelaku-pelaku komunikasi. Pengirim dan penerima yang terlibat dalam hubungan komunikasi ini, adalah contoh dari pelaku-pelaku komunikasi tersebut. Dan peranannya seringkali saling menggantikan dalam situasi komunikasi yang berkembang.

4)      The Agency (Perantara)

Alat-alat yang dipergunakan dalam komunikasi dapat membangun terwujudnya perantara. Alat-alat itu selain dapat berwujud komunikasi lisan, tatap muka, juga alat komunikasi tertulis, seperti surat perintah, memo, buletin, nota, surat tugas, dan sejenisnya.

5)      The Purpose (Tujuan)

Menurut Grace dalam Thoha (1977),ada 4 macam tujuan,Yaitu:

Tujuan fungsional (the functional goals) adalah tujuan secara pokok bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi / lembaga.

Tujuan manipulasi (the manipultive goals)  adalah tujuan yang di maksudkan untuk menggerakan orang-orang yang akan menerima ide-ide yang disampaikan yang sesuai ataupun tidak dengan nilai dan sikapnya.

Tujuan keindahan (the aesthetics goals) adalah tujuan untuk menciptakan tujuan-tujuan yang bersifat komunikasi yang bersifat kreatif. Komunikasi ini dipergunakan untuk memungkinkan seseorang mampu mengungkapkan perasaan tadi dalam kenyataan.

Tujuan keyakinan (the confidence goals) adalah tujuan yang bermaksud untuk menyakinkan atau mengembangkan keyakinan orang-orang pada lingkungan.

(Tommy Suprapto, 2009 : 9-12)

Jenis – jenis komunikasi

1.      Komunikasi menurut lawan bicara

Dari sudut lawan bicara, komunikasi di bagi menjadi dua bagian

a.       Komunikasi pribadi (satu lawan satu)

Komunikasi pribadi merupakan komunikasi yang terdiri antara seseorang dengan orang lain.

Contoh : dua orang siswa sedang berbincang – bincang

b.      Komunikasi umum

1.      Komunikasi satu lawan banyak

Komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang banyak.

Contoh : seseorang yang sedang berpidato atau guru yang sedang mengajar di depan kelas

2.      Komunikasi banyak lawan satu

Komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang.

Contoh : tim jaksa, hakim, pembela dengan seorang dakwa

3.      Komunikasi banyak lawan banyak

Komunikasi yang dilakukan antar organisasi/lembaga.

Contoh : partai polotik berkampanye

2.      Komunikasi menurut jumlah

Komunikasi menurut jumlah orang yang berkomunikasi, komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

a.       Komunikasi perorangan (pribadi)

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang lainnya.

b.      Komunikasi kelompok

Komunikasi atau pembicaraan yang terjadi antar sekelompok orang yang sifatnya tukar pikiran dalam memecahkan suatu masalah untuk memperoleh tanggapan atau masukan.

3.      Komunikasi menurut cara penyampainnya

Menurut cara penyampainnya, komunikasi dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut

a.       Komunikasi lisan

Komunikasi yang dilakukan secara lesan, seperti wawancara, berdiskusi, atau beradu argument

b.      Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis, seperti melalui gambar, foto, surat, atau naskah

4.      Komunikasi menurut maksud

Menurut maksudnya, komunikasi dibagi menjadi

a.       memberi perintah

b.      memberi nasehat

c.       memberi saran

d.      berpidato

e.       mengajar atau memberi ceramah

f.       bermusyawarah

g.      berunding

h.      pertemuan

i.        berwawancara

5.      Komunikasi menurut jalur komunikasi

Menurut jalur komunikasinya, komunikasi dibagi menjadi dua, yaitu

a.       Komunikasi langsung

komunikasi yang disampaikan melalui tatap muka secara langsung

b.      Komunikasi tidak langsung

komunikasi yang dilakukan atau disampaikan tidak dengan tatap muka langsung, karena di pisahkan oleh jarak tempat dan waktu, sehingga memerlukan media tertentu.

6.      Komunikasi menurut ruang lingkup

Menurut ruang lingkup komunikasinya, komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

a.       Komunikasi di dalam (internal)

Komunikasi yang dilakukan di dalam organisasi, baik antara atasan dengan bawahan, bawahan dengan atasan, ataupun kominikasi antar sesama pegawai

b.      Komunikasi ke luar (exsternal)

Komunikasi yang dilakukan ke luar organisasi yang bertujuan untuk membina hubungan yang baik dengan orang – orang yang berada di luar organisasi

7.      Komunikasi menurut kedinasan

Hubungan yang terjadi antar organisasi yang secara tegas telah di rencanakan dan ditentukan, baik dalam struktur organisasi maupun dalam ketentuan – ketentuan peraturan.

Ciri – cirinya :

·         Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu

·         Ada prosedur (tata cara tertentu)

·         Ada hirarki tertentu (berjenjang)

·         Objek pembicaraannya mengenai masalah organisasi

·         Lebih banyak diwujudkan kedalam bentuk tertulis

8.      Komunikasi informal

Hubungan yang terjadi antar anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi dan tidak berdasarkan atas ketentuan – ketentuan dalam struktur atau peraturan.

·         Waktu dan tempat tidak tertentu, dimana saja dapat terjadi

·         Tidak ada prosedur yang mengikat, kecuali dalam hal kesopanan

·         Tidak ada hirarki yang menjadi penghalang

·         Objek pembicaraan tidak tentu

·         Wujudnya dalam bentuk lisan maupun tertulis.

(Sri Endang R. dan Sri Mulyani,2006 : 6-17)

Tujuan komunikasi

            Tujuan komunikasi menurut beberapa ahli antara lain sebagai berikut.

Gordon I.Zimmerman merumuskan bahwa kita dapat membagi tujuan komunikasi menjadi dua kategori besar.

Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas yang penting untuk kebutuhan kita, untuk memberi makan dan pakaian pada diri sendiri, memuaskan kepenasaran kita akan lingkungan  dan menikmati hidup.

Kedua, kita berkomunikai untuk menciptakan dan memupuk hubungan dengan orang lain. Jadi komunikasi mepunyai fungsi isi, yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas, dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain.

Rudolph F. Verderber mengemukakan bahwa komunikasi itu mempunyai dua fungsi.

Pertama, fungsi sosial, yakni untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memelihara hubungan.

Kedua, fungsi pengambilan keputusan, yakni memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada sesuatu saat tertentu.

Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson mengemukakan bahwa komunikasi mempunyai dua fungsi umum.

Pertama, untuk kelangsungan hidup sehari-hari yang meliputi: keselamatan fisik, meningkatkan kesadaran pribadi, menampilkan diri kita sendiri kepada orang laindan memcapai ambisi pribadi.

Kedua, untuk kelangsungan hidup masyarakat, tepatnya untuk memperbaiki hubungan sosial dan mengembangkan keberadaan suatu masyarakat.                                                           

(Deddy Mulyana, 2004 : 4-5)

Endang, Sri. R. dan Mulyani, Sri. 2009.Bekerja Sama dengan Kolega dan Pelanggan . Jakarta: Erlangga    

Mulyana, D. (Ed). 2004. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Sordakarya

Suprapto, T. 2009. Perngantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: Medpress.